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Gesprächsführung

Stepcheck im Betrieb

Gespräche mit auffälligen Mitarbeiter/inne/n

Gespräche mit auffälligen Mitarbeiter/inne/n zu führen ist Aufgabe der direkten Vorgesetzen. Nur sie haben die Möglichkeit, neben dem Anbieten von Hilfe auch Verbindlichkeiten herzustellen und gegebenfalls Sanktionen auszusprechen.

Tipps zur Gesprächsführung
Mag.a Rosmarie Kranewitter-Wagner, Institut Suchtprävention/pro mente OÖ

Nach folgenden Schritten (STEPS) sollten Sie nun vorgehen:

1

Vorbereitung

Wie bereite ich mich auf ein Gespräch vor?

1. Notieren Sie Ihre eigenen Gesprächsziele, die wichtigsten Gesprächspunkte und Auffälligkeiten.

  • Was möchten Sie konkret erreichen?
  • Welche Vereinbarungen für das zukünftige (Arbeits-)Verhalten möchten Sie treffen?
  • Welche der von Ihnen wahrgenommenen Veränderungen und Ereignisse wollen Sie ansprechen?

2. Sorgen Sie für eine ungestörte Umgebung und ausreichend Zeit für das Gespräch.

3. Beziehen Sie sich sich am Anfang nur auf die beobachteten Abweichungen. In zweiter Linie kann nach den entsprechenden Hintergründen oder Ursachen gefragt werden.

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2

Durchführung von Präventionsgesprächen

Wie führe ich Gespräche, wenn Auffälligkeiten noch keiner Suchtgefährdung zuordenbar sind?

Sind die dahinterliegenden Ursachen der Auffälligkeiten von Mitarbeiter/inne/n noch unklar, empfiehlt sich es, Präventionsgespräche – Fürsorge- oder Klärungsgespräche – zu führen.

Ursachen für verändertes Verhalten von Mitarbeiter/inne/n:

  • Persönliche Probleme oder Krisen
  • Befindungsstörungen (Stress, Über- oder Unterforderung,…)
  • Konflikte am Arbeitsplatz
  • Psychische Beeinträchtigungen
  • Erschöpfungszustände oder Burn-out
  • Nachlässigkeit, negative Einstellung zur Arbeit
  • Riskanter Substanzkonsum
  • Suchtbedingte Verhaltensweisen (pathologisches Spielen, Essstörungen, Kaufsucht,…)

Diese Gespräche sind Instrumente gesundheitsorientierter Führung, verschaffen der Führungskraft mehr Klarheit und sollen Chronifizierungen von Problemen vorbeugen.

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3

Durchführung eines ersten Stufenplangesprächs

Wie führe ich Gespräche, wenn Substanzkonsum oder suchtbedingtes Verhalten die Ursache für Probleme sind?

Ein erstes Stufenplangespräch wird bei beginnenden Veränderungen im Arbeits- und Leistungsverhalten geführt, wenn die zugrunde liegenden Ursachen im Zusammenhang mit riskantem Substanzkonsum oder suchtbedingtem Verhalten stehen.
Während eines Gesprächs kann es oft zu unerwarteten Wendungen kommen. Auch darauf sollten Sie vorbereitet sein. Wenn Sie sich an die wichtigsten Regeln und Verhaltensempfehlungen halten, können Sie schwierige Situationen schon im Vorfeld umgehen und Konfliktpunkte gut lösen.
Was Sie machen können, zeigen Ihnen folgende Tipps:

  • Angenehme Atmosphäre herstellen. Mit einem guten und lockeren Einstieg schaffen Sie positive Stimmung, mit der Sie Ihr Gegenüber öffnen. Stellen Sie Ihre Sorge in den Mittelpunkt und zeigen Sie Interesse am Wohlergehen Ihres Gegenübers.
  • Themen eingrenzen. Fokussieren Sie sich auf wesentliche Inhalte und schweifen Sie nicht ab. Auf dieser Grundlage können Sie ein sachbezogenes Gespräch herstellen und konkrete Maßnahmen beschließen.
  • Fairness zeigen. Sie motivieren niemanden, wenn Sie nur Schwächen und Fehler Ihres Gegenübers aufzeigen. Bei einem guten Gespräch sollten Sie zuerst positive Dinge und Stärken ansprechen und erst danach auf Fehler von MitarbeiterInnen eingehen. Wichtig bei der Kritik ist auch, dass Sie neben dem Ansprechen von kritikwürdigen Punkten auch Anregungen zur Besserung liefern.
  • Wahrnehmungen wiedergeben. Teilen Sie konkrete Auffälligkeiten und Fehlleistungen das Arbeits- und Leistungsverhalten betreffend mit und machen Sie deutlich, dass Sie als Vorgesetzte/r diese Verhaltensänderungen nicht akzeptieren können. Bleiben Sie bei Fakten. Mit Gerüchten und Vermutungen würden Sie sich auf unsicheres Terrain begeben. Formulieren Sie Ihre Beobachtungen als Ich-Botschaften ohne das Gegenüber zu interpretieren (z.B. „Ich nehme wahr, dass Sie in letzter Zeit häufig krank gemeldet sind und mache mir Sorgen.“ Statt: „Ich glaube, Sie haben ein Alkoholproblem.“). Vermeiden Sie Diskussionen über Trink- oder Konsummengen und stellen Sie keine Diagnosen – diese sind ausschließlich SuchtexpertenInnen vorbehalten.
  • Probleme ansprechen. Fordern Sie konkret eine Korrektur des Fehlverhaltens und eine Rückkehr zur früheren Leistung ein und teilen Sie mögliche Konsequenzen bei Nichtbeachtung mit. Sprechen Sie an, dass nach Ihrer Wahrnehmung der Suchtmittelkonsum bzw. das suchtbedingte Verhalten eine Rolle für die Versäumnisse spielt und vermitteln Sie Hilfsangebote.
    Machen Sie Ihren Gesprächserfolg nicht davon abhängig, ob Ihre Wahrnehmungen geteilt werden. Für die Wirkung einer Intervention ist das Ansprechen wichtiger als die Bestätigung des Gegenübers.
  • Vereinbarungen und Ziele definieren. Vorgaben geben MitarbeiterInnen einen Ankerpunkt, den sie während der Arbeit vor Augen haben. Beenden Sie jedes Gespräch mit konkreten und verbindlichen Vereinbarungen. Vereinbaren Sie eine Beobachtungsphase und einen Termin für ein Folgegespräch zur Auswertung der Vereinbarungen und Beobachtungen.
  • Ergebnisse festhalten. Erstellen Sie ein Gesprächsprotokoll mit sämtlichen Vereinbarungen und stellen Sie mit beiderseitiger Unterschrift Verbindlichkeit her.

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Stufenplangespräche bei Nichtveränderung des auffälligen Verhaltens

Wie gehe ich vor, wenn sich das Fehlverhalten des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin nicht ändert?

In vielen Fällen kann ein gut geführtes erstes Stufenplangespräch bereits zu einer Verhaltensveränderung  und zu einer Rückkehr zu einem zufriedenstellenden Arbeits- und Leistungsverhalten führen.
Hat das erste Gespräch nicht zum gewünschten Erfolg geführt, haben sich weiterführende Gespräche nach einem Stufenplan bewährt. Mit zunehmender Gesprächsstufe wird der Gesprächskreis größer und nachfolgende Hierachie-Ebenen, die Personalabteilung und der Betriebsrat eingebunden.

Neben verbindlichen Vereinbarungen zum Arbeitsverhalten werden arbeitsrechtliche Schritte (z. B. schriftliche Abmahnung) und konkrete Aufforderungen sich nachweislich in externe professionelle Beratung zu begeben, eingesetzt. Viele Unternehmen haben derartige Stufenpläne und Handlungsleitfäden mittels Betriebsvereinbarung implementiert und setzen dadurch Suchtprävention und Frühintervention systematisch um. 


Liegen derartige Stufenpläne und Handlungsleitfäden noch nicht vor, können Sie sich trotzdem an der beiliegenden Vorlage für eine Schritt-für-Schritt Intervention orientieren:

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Externe Hilfsangebote

Wo kann ich Hilfe in Anspruch nehmen?


Gespräche in Beratungsstellen erfolgen vertraulich und sind auch anonym möglich. An Suchtberatungsstellen können sich Menschen mit Alkoholproblemen und Problemen mit illegalen Drogen wenden. Dort werden Information, Beratung, (Nach-) Betreuung, Begleitung, therapeutische Intervention, zum Teil Psychotherapie sowie Krisenarbeit für Suchtgefährdete, Suchtkranke und deren Angehörige angeboten.

Wenn Sie feststellen, dass Sie auf Ihrem Interventionsweg nicht weiter kommen, haben auch Sie als Vorgesetzte/r die Möglichkeit, sich Unterstützung und Information bei unterschiedlichen Beratungsstellen zu holen.

Beratungsangebote: