Gespräche mit auffälligen MitarbeiterInnen

Gespräche mit auffälligen MitarbeiterInnen zu führen ist Aufgabe der direkten Vorgesetzen. Nur sie haben die Möglichkeit, neben dem Anbieten von Hilfe auch Verbindlichkeiten herzustellen und gegebenfalls Sanktionen auszusprechen.

.


Tipps zur Gesprächsführung
Mag.a Rosmarie Kranewitter-Wagner, Institut Suchtprävention Linz

 

Nach folgenden Schritten (STEPS) sollten Sie nun vorgehen:

1
openVorbereitung
Wie bereiten Sie sich auf ein Gespräch vor?

1. Notieren Sie Ihre eigenen Gesprächsziele, die wichtigsten Gesprächspunkte und Auffälligkeiten.

  • Was möchten Sie konkret erreichen?
  • Welche Vereinbarungen für das zukünftige (Arbeits-)Verhalten möchten Sie treffen?

2. Sorgen Sie für eine ungestörte Umgebung und ausreichend Zeit für das Gespräch.

3. Beziehen Sie sich sich am Anfang nur auf die beobachteten Abweichungen. In zweiter Linie kann nach den entsprechenden Hintergründen oder Ursachen gefragt werden.

 

Informationen und Downloads:

Liste der möglichen Auffälligkeiten (praevention.at)
Checkliste Gesprächsführung
Checkliste Gesprächsstruktur
Rolle des Vorgesetzten
2
openDurchführung von Präventionsgesprächen
Wie führe ich Gespräche, wenn Auffälligkeiten noch keiner Suchtgefährdung zuordenbar sind

Sind die dahinterliegenden Ursachen der Auffälligkeiten von MitarbeiterInnen noch unklar, empfiehlt sich es, Präventionsgespräche – Fürsorge- oder Klärungsgespräche – zu führen.

Ursachen für verändertes Verhalten von MitarbeiterInnen:

  • Persönliche Probleme oder Krisen
  • Befindungsstörungen (Stress, Über- oder Unterforderung,…)
  • Konflikte am Arbeitsplatz
  • Psychische Beeinträchtigungen
  • Erschöpfungszustände oder Burn-out
  • Nachlässigkeit, negative Einstellung zur Arbeit
  • Riskanter Substanzkonsum
  • Suchtbedingte Verhaltensweisen (pathologisches Spielen, Essstörungen, Kaufsucht,…)

Diese Gespräche sind Instrumente gesundheitsorientierter Führung, verschaffen der Führungskraft mehr Klarheit und sollen Chronifizierungen von Problemen vorbeugen.

 

Informationen und Downloads:

Fürsorgegespräch
Klärungsgespräch
3
openDurchführung eines ersten Stufenplangesprächs
Wie führe ich Gespräche, wenn Substanzkonsum oder suchtbedingtes Verhalten die Ursache für Probleme sind

Ein erstes Stufenplangespräch wird bei beginnenden Veränderungen im Arbeits- und Leistungsverhalten geführt, wenn die zugrunde liegenden Ursachen im Zusammenhang mit riskantem Substanzkonsum oder suchtbedingtem Verhalten stehen.

Während eines Gesprächs kann es oft zu unerwarteten Wendungen kommen. Auch darauf sollten Sie vorbereitet sein. Wenn Sie sich an die wichtigsten Regeln und Verhaltensempfehlungen halten, können Sie schwierige Situationen schon im Vorfeld umgehen und Konfliktpunkte gut lösen.

Was Sie machen können, zeigen Ihnen folgende Tipps:

 

  • Angenehme Atmosphäre herstellen. Mit einem guten und lockeren Einstieg schaffen Sie positive Stimmung, mit der Sie Ihr Gegenüber öffnen. Stellen Sie Ihre Sorge in den Mittelpunkt und zeigen Sie Interesse am Wohlergehen Ihres Gegenübers.
  • Themen eingrenzen. Fokussieren Sie sich auf wesentliche Inhalte und schweifen Sie nicht ab. Auf dieser Grundlage können Sie ein sachbezogenes Gespräch herstellen und konkrete Maßnahmen beschließen.
  • Fairness zeigen. Sie motivieren niemanden, wenn Sie nur Schwächen und Fehler Ihres Gegenübers aufzeigen. Bei einem guten Gespräch sollten Sie zuerst positive Dinge und Stärken ansprechen und erst danach auf Fehler von MitarbeiterInnen eingehen. Wichtig bei der Kritik ist auch, dass Sie neben dem Ansprechen von kritikwürdigen Punkten auch Anregungen zur Besserung liefern.
  • Wahrnehmungen wiedergeben. Teilen Sie konkrete Auffälligkeiten und Fehlleistungen das Arbeits- und Leistungsverhalten betreffend mit und machen Sie deutlich, dass Sie als Vorgesetzte/r diese Verhaltensänderungen nicht akzeptieren können. Bleiben Sie bei Fakten. Mit Gerüchten und Vermutungen würden Sie sich auf unsicheres Terrain begeben. Formulieren Sie Ihre Beobachtungen als Ich-Botschaften ohne das Gegenüber zu interpretieren (z.B. „Ich nehme wahr, dass Sie in letzter Zeit häufig krank gemeldet sind und mache mir Sorgen.“ Statt: „Ich glaube, Sie haben ein Alkoholproblem.“). Vermeiden Sie Diskussionen über Trink- oder Konsummengen und stellen Sie keine Diagnosen – diese sind ausschließlich SuchtexpertenInnen vorbehalten.
  • Probleme ansprechen. Fordern Sie konkret eine Korrektur des Fehlverhaltens und eine Rückkehr zur früheren Leistung ein und teilen Sie mögliche Konsequenzen bei Nichtbeachtung mit. Sprechen Sie an, dass nach Ihrer Wahrnehmung der Suchtmittelkonsum bzw. das suchtbedingte Verhalten eine Rolle für die Versäumnisse spielt und vermitteln Sie Hilfsangebote.
  • Machen Sie Ihren Gesprächserfolg nicht davon abhängig, ob Ihre Wahrnehmungen geteilt werden. Für die Wirkung einer Intervention ist das Ansprechen wichtiger als die Bestätigung des Gegenübers.
  • Vereinbarungen und Ziele definieren. Vorgaben geben MitarbeiterInnen einen Ankerpunkt, den sie während der Arbeit vor Augen haben. Beenden Sie jedes Gespräch mit konkreten und verbindlichen Vereinbarungen. Vereinbaren Sie eine Beobachtungsphase und einen Termin für ein Folgegespräch zur Auswertung der Vereinbarungen und Beobachtungen.
  • Ergebnisse festhalten. Erstellen Sie ein Gesprächsprotokoll mit sämtlichen Vereinbarungen und stellen Sie mit beiderseitiger Unterschrift Verbindlichkeit her.

 

Informationen und Downloads:

Tipps zur Gesprächsführung
Erstes Stufenplangespräch
4
openGespräche bei Nichtveränderung des auffälligen Verhaltens
Wie gehe ich vor, wenn das Fehlverhalten des / der MitarbeiterIn sich nicht ändert?

In vielen Fällen kann ein gut geführtes erstes Stufenplangespräch bereits zu einer Verhaltensveränderung  und zu einer Rückkehr zu einem zufriedenstellenden Arbeits- und Leistungsverhalten führen.

Hat das erste Gespräch nicht zum gewünschten Erfolg geführt, haben sich weiterführende Gespräche nach einem Stufenplan bewährt. Mit zunehmender Gesprächsstufe wird der Gesprächskreis größer und nachfolgende Hierachie-Ebenen, die Personalabteilung und der Betriebsrat eingebunden.

Neben verbindlichen Vereinbarungen zum Arbeitsverhalten werden arbeitsrechtliche Schritte (z. B. schriftliche Abmahnung) und konkrete Aufforderungen sich nachweislich in externe professionelle Beratung zu begeben, eingesetzt. Viele Unternehmen haben derartige Stufenpläne und Handlungsleitfäden mittels Betriebsvereinbarung implementiert und setzen dadurch Suchtprävention und Frühintervention systematisch um.

Layout 1

Liegen derartige Stufenpläne und Handlungsleitfäden noch nicht vor, können Sie sich trotzdem an der beiliegenden Vorlage für eine Schritt-für-Schritt Intervention orientieren:

 

Informationen und Downloads:

2. Stufe
3. Stufe
4. Stufe
5. Stufe
5
openExterne Hilfsangebote
Wo kann ich Hilfe in Anspruch nehmen?

Gespräche in unterschiedlichen Beratungsstelen erfolgen vertraulich und sind auch anonym möglich. An die Suchtberatungsstellen können sich Menschen mit Alkoholproblemen und Problemen mit illegalen Drogen wenden. Dort werden Information, Beratung, (Nach-) Betreuung, Begleitung, therapeutische Intervention, zum Teil Psychotherapie sowie Krisenarbeit für Suchtgefährdete, Suchtkranke und deren Angehörige angeboten.

Wenn Sie feststellen, dass Sie auf Ihrem Interventionsweg nicht weiter kommen, haben auch Sie als Vorgesetzte/r die Möglichkeit, sich Unterstützung und Information bei unterschiedlichen Beratungsstellen zu holen.

 

Beratungsangebote:

Beratung der AUVA
Beratung des Institut Suchtprävention
Beratungsstellen in Oberösterreich (nach Bezirken)